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技术论文
浅议施工监理档案管理
2011-01-18
浅 议 施 工 监 理 档 案 管 理
80年代我国进入了改革开放的新时期，基本建设和建筑业领域进行了投资有偿使用、投资主体多元化、工程招标投标制等重大的改革措施，通过对我国几十年建设工程管理实践的反思和总结，并对国外工程管理制度与管理方法进行了考察，建设部于1988年发布了“关于开展建设监理工作的通知”，建立建设监理制度。建设监理制作为工程建设领域的一项改革措施，改变了陈旧的工程管理模式，建立起专业化、社会化的建设监理机构，协助建设单位做好项目管理工作，提高建设质量水平和投资效益，在我国建设事业中发挥了较好的作用。
建设监理制的指导原则突出了科学性和依法性，是市场经济条件下成功的一种中西合璧先进的管理模式，在实施中体现了高效、公正、文明和可操作性。工程建设档案反映工程建设全过程，具有较高的保存价值和可追溯性，按照《建设工程监理规范》（GB50319?2000）中第7章“施工阶段监理资料的管理”和第8章“设备采购监理与设备监造的监理资料”的要求，以及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002，第
一、 明确建设监理档案管理范围
由于监理行业的滞后于设计行业的发展水平，目前仅在施工阶段实施了监理制，工程全过程的监理、“小业主大监理”等新的管理模式还在推行中，所以在制定监理档案办法时首先要根据《建设监理合同》确定监理档案实施细则的适用范围。勘测设计监理和设备采购、设备监造等类型的监理工作因为监理的对象和性质不同，监理档案管理的具体办法也不同，本文所阐述的工程监理档案实施细则适用于施工监理，不适于勘测设计监理和设备采购、监造工作监理。
二、掌握工程监理档案立卷依据
1．《中华人民共和国档案法》及实施办法；
2．《建设项目(工程)档案验收办法》国档发(1992)8号；
3．《基本建设项目档案资料管理暂行规定》国档发(1998)
4号；
4．《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB／T11822?2000)；
5.《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA／T28?2002)；
6．《建设工程监理规范》(GB 50319?2000)；
移交工程建设单位的档案以由建设单位行业和本企业制定的档案管理办法为主，进行鉴定、整理分类、立卷归档的依据性文件。
科技文件材料在收集、预立卷中称为资料，经过审核鉴定、分类整理、立卷归档后成为具有真实记录工程建设全过程及反映工程全貌并具有保存、考证、参考、借鉴价值的档案。
三、科学制定监理档案立卷归档范围、分类编号办法
监理档案立卷归档范围根据工程建设单位和公司留存档案分为两个部份。根据以上标准和工程监理过程实际形成的档案情况编制《工程项目建设监理档案立卷归档范围表》, 并为便于实施进行细化分解。
向建设单位移交的监理档案按其要求分类编号,举例：承担输变电工程建设监理任务的企业，输电线路工程分类组卷首先按线路每一标段分类再按单位分部分项工程分类,变电工程分类组卷首先按单位分部分项工程再按专业分类。具体到每一项工程项目单位、分部、分项工程按工程监理实施细则进行细化。
向公司移交保存的监理档案要求按监理企业档案管理办法进行分类编号。归档文件材料质量必须符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB／T11822?2000)。
四、 实施监理资料管理及档案整理方法
工程监理档案收集工作是档案管理的基础，严格执行《建设工程监理规范》和本监理企业的《质量环境职业健康安全管理综合体系文件》是保证监理档案归档率的重要措施，按照具体工程项目的《建设监理合同》、《监理大纲》、《工程监理规划》和《工程监理实施细则》进行监理工作，形成的科技文件材料是档案管理的主要内容。
（一） 工程前期资料管理
1、项目监理部要做好监理文件材料的收发文登记和传阅工作，使用科学的分类方法，根据工程项目的具体情况和《工程监理档案归档范围表》设立“预立卷分类盒”，盒子应在正面和侧面统一标识，利于查找，每一盒资料应有卷内目录，形成的资料由各项目监理部资料管理员负责收集,建立资料台帐，分类进行登记后，纸质资料按分类顺序放入“预立卷分类盒”内，用计算机打印的文件材料采用设置各类文件夹的形式分类保存，一周进行一次定期备份。监理实施规划、实施细则、安全管理办法、验评办法等监理依据和制度必须及时向公司归一份最终版成品和电子文档。
项目监理部应配置专门文件柜，文件资料柜上应有统一标识，排列有序，便于利用查找。
2、项目监理部应建立资料借阅制度，已装入“预立卷分类盒”的资料不能随便取出，工作需要借阅者，必须填写文件借阅单，签字并注明归还日期，资料员在文件目录上做标识，重要资料只能复印不外借,借出资料应及时归还。外单位借阅必须经总监签字同意。
3、监理月报、监理通知要及时向公司上报并发送电子文档。
4、监理资料员对工程监理中需要的规程规范信息及时收集汇报公司,公司积极采购满足施工需要。
5、开工报审表要检查是否签署完整，用表是否符合标准，附件是否完整，放在资料柜中按标段或分部工程顺序排列，不得乱排放。可以先将开工报审表及人员材料设备检验等报验单原件统一放在一个盒，复印一份报验单与其附件放在一起，以利于工程竣工后的整理。
6、工程开工就要注意收集工程照片，公司统一配备照片档案盒，底片可以不归档（整理时通过扫描制作电子相册），数码像机拍摄的照片要进行存储。对收集的照片要及时按照片档案上的表式进行著录，注明时间、事由、拍摄人。
（二） 项目施工过程文件材料管理
1、监理资料管理员要及时向各标段和各专业监理工程师收集施工中产生的各种文件材料和电子文档，熟悉施工过程中形成的资料内容，加强与建设单位、施工单位具体分部工程负责人的联系沟通，做好各类验收资料的追踪返回等收集工作。配合质量安全专责监督指导监理人员严格执行公司质量管理体系文件和按《工程监理规划》、《监理实施细则》去开展各项监理工作，发现资料遗漏要及时汇报。
2、监理资料员要配合总监定期检查各监理工程师和监理员的监理日记、旁站记录、巡视记录，做好以上监理质量记录检查登记工作，以防工程结束后不完整,及时将检查结果报公司综合部,计入工作考核内容。
3、公司定期对资料管理从系统性、完整性、真实性进行检查，严禁后补档案资料。
4、书写材料要符合标准，采用A4纸，重要传真要复印保存。监理日记和监理表式要统一。文件材料应清晰、整洁，保证其真实完整，不得随意涂改。
5、项目监理部形成的文件材料和建设单位项目部、施工单位的资料应分类排放。建设单位提供的勘测设计资料应按图纸检索号排列登记，及时了解所需资料的情况。
6 监理文件的更改应由相应的责任人执行，涉及审批程序的，由原审批人批准。更改后，填写档案资料更改通知单，及时更换建设单位、施工单位、设计单位的相应的文件材料并将原文件材料收回作废，项目监理部可保留一份作为备查，必须在文件首页醒目做好“作废”标识。一般作废资料不归档。
（三）工程竣工前期资料整理
1、工程竣工前就应开始文件材料的整理，先按单位工程分部分项检查文件材料是否完整，检查借阅的资料是否已归还，抓紧时间催促以防设计工代、施工人员撤走后追不回来。因为工程未竣工，还会产生部份重要资料，这期间一定要注意文件资料的收集。
2、总监应组织工作相对少的监理人员参与监理档案的整理工作，配合监理资料员进行编目、录入计算机。
3、先按单位工程分好大类，整理监理形成的依据性文件资料、项目开工形成的开工文件、勘测设计文件、安全大检查文件、分部分项单位工程验评文件等竣工前期的资料，再按分部分项工程分小类，最后分卷，若资料多，一盒不够装，按顺序装两盒或以上，卷号按流水号排列，必须保持连续。
4、以上资料分好类后对有书写内容的页面用铅笔编页码，单面书写文件在右下角，双面书写文件正面的右下角，反面在左下角，文件材料的封面、目录都要编写，若是本身有页码者，在文件的起始页编写相应的卷内文件顺序页码。自成一卷并印刷成册的文件材料，不必编页码，但卷内页数要按实际统计（含封面和有字的封底）。经折叠后的文件材料按页数编页码。
5、页码编写完后，应用档案管理软件录入文件材料基本信息，公司档案管理人员负责组织软件应用培训。
6、打印卷内目录、备考表，卷内目录放在文件材料的前，备考表放在最后。
7、拆除装订的文件材料钉子。将文件材料统一折叠成A4标准。
8、按照档案的数量选择合适、符合标准的档案盒，用铅笔在盒封面写上案卷题名、档号、编制单位、日期、保管期限、密级，在侧面写上档号和案卷题名。
9、与现场建设单位项目部经理联系，咨询有关档案整理的要求，达成共识，避免无谓的返工。
10、清理建设单位提供的勘测设计资料和施工合同、厂家设备资料、评标资料，编制资料清单，一式两份，一份存公司一份交建设单位项目部待处理。
（四）工程竣工资料管理
1、将工程竣工资料进行补充完善，不得遗漏，保证其完整性、真实性。对工程遗留问题处理，总监和有关监理工程师应追踪过程形成的资料，将资料收集完整。
2、总监负责跟踪工程竣工签证书、工程竣工报告的收集归档。总监负责监理总结的编写出版归档。
3、监理部资料员负责整理电子文档，没有电子文档的档案，由公司信息管理员配合集中扫描，生成pdf或jpgy文件。电子文档在建设单位档案管理软件未升级前，按档案分类号为文件名存储。工程照片档案通过扫描生成电子相册，与电子文档一起刻制档案全息光盘归档。档案管理软件升级后，电子文档应按要求挂接在相应档案案卷信息文件级条目。
4、项目部总监或其指定的负责人根据工程监理档案整理情况编写《工程监理档案编制说明》，内容应包括工程概况、监理工作职责和范围、立卷归档依据、分类组卷编号说明、监理档案主要内容题要和档案数量以及存在的问题。
5、监理部资料员打印工程监理档案案卷目录和文件目录做为档案移交目录，将工程监理档案移交监理企业机关，机关档案部门组织档案管理人员按照有关标准、细则检查工程监理档案归档率、完整率、合格率，准确无误后移交建设单位或存档。公司保存的档案由公司档案管理人员录入公司档案管理软件，装订后归档。
6、工程监理档案移交完毕，工程监理工作才视为结束。
五、建设监理档案统计分析、总结及其它说明
监理档案归档范围与建设单位、施工单位归档的工程档案有重复，但为了协助建设单位保证工程项目档案的系统性、完整性、真实性，是有必要的，可以最大限度保证工程建设档案的完整率。在完成档案移交工作的同时，项目总监理工程师或档案负责人要对工程项目建设档案进行统计、分析、总结，形成审核意见提交建设单位，国家重点工程项档案还必须提交项目建设档案接受的地方档案局存档。
本文摘自广东省建设监理协会
